Государственные и коммерческие тендеры с участием госкомпаний, как правило, осуществляются на электронных торговых площадках (ЭТП). Порядок их проведения регулируется законами № 44-ФЗ и № 223-ФЗ. Большая часть тендеров, реализуемых на специальных площадках онлайн, проводится по следующим правилам: подобрав подходящее предложение, покупатель заключает с поставщиком контракт. Для участия в торгах с целью реализации товаров и услуг юрлицам и индивидуальным предпринимателям необходимо иметь электронную подпись (ЭП).
Один из крупнейших заказчиков услуг и товаров — государство. Тендеры с его участием называются госзакупками и регламентируются 44-ФЗ. Коммерческие организации с долей госучастия более 50% подчинены закону 233-ФЗ. Процедура должна быть максимально прозрачной. Для участия в торгах на правах поставщика юрлицу и ИП нужно зарегистрироваться в Единой информационной системе сферы закупок (ЕИС). Авторизовавшись, бизнесмен получает доступ к тендерам, ему открываются данные об участниках. Без цифровой подписи получить доступ к ЕИС невозможно.
ЭП — это аналог обычной подписи. Ее оставляет под цифровыми документами руководитель юрлица или предприниматель. Для этого они используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). ЭП содержит информацию о подписавшем документ человеке, закодированную с применением уникальной последовательности символов. Она придает документам юридическую силу, дает гарантию, что заказчик и поставщик — реальные люди, подтверждает авторство и гарантирует, что в документ не внесли изменения.
Для торгов требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Только она исключает необходимость подписания дополнительных условий и соглашений между сторонами.
КЭП требуется на каждом из этапов работы на ЭТП: для регистрации на площадке, подачи заявки на участие в тендере, заключения сделки. Существуют также электронные торговые площадки, на которых размещаются тендеры коммерческих компаний и аукционы, торги для реализации имущества граждан-должников.
Электронная подпись для торгов нужна всем, кто планирует участие в коммерческих и государственных тендерах, а также процедурах банкротства. Гендиректору и ИП для регистрации и проведения операций на ЭТП достаточно КЭП руководителя, которую выдает ФНС. В коммерческих УЦ квалифицированную ЭП для торгов получают физические лица (в том числе сотрудники, но им для подтверждения полномочий нужна МЧД). Как правило, для этого необходимо совершить 4 шага: оставить заявку на получение ЭП; выбрать тариф и оплатить его; осуществить процесс сверки личности и получить электронную подпись.
КЭП для торгов можно использовать и для других целей. Сотрудники, обладающие электронной подписью данного типа и машиночитаемой доверенностью, могут участвовать в закупках и интернет-торгах, зарегистрировать в налоговой онлайн-кассу, принимать участие в электронном документообороте, передавать дистанционно отчетность в госорганы, работать с контрольными системами, взаимодействовать с информсистемами и государственными порталами и др.