Распознавание документов в 1С — это автоматическое извлечение реквизитов из сканов и PDF с последующей записью в нужные справочники и документы учета. Больше не нужно переносить руками суммы, даты и ИНН: система распознает поля и подскажет, куда их положить. В итоге сокращаются ошибки, ускоряется закрытие месяца и освобождается время сотрудников.
Как это работает в общих чертах
Под капотом — OCR и машинное обучение. Алгоритм ищет зоны на изображении, определяет текст, сопоставляет найденные значения с полями конфигурации и предлагает пользователю проверить результат. Поддерживаются типовые формы: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры. Чем больше вы подтверждаете результаты, тем точнее становится распознавание.
Преимущества для учета и документооборота
-
Автозаполнение реквизитов контрагентов и договоров.
-
Привязка скана к документу в базе и удобный поиск по содержимому.
-
Сверка сумм и дат, контроль НДС.
-
Сокращение времени ввода первички в 2–3 раза и меньшее число исправлений.
Быстрый сценарий внедрения
-
Определите поток: какие типы документов приходят чаще всего и в каком объеме.
-
Настройте источник: сканер 300 dpi или прием PDF из почты/ЭДО.
-
Подключите модуль распознавания в 1С и включите автозаполнение полей.
-
Опишите шаблоны: где искать ИНН, номер, дату, итог по документу.
-
Настройте соответствия номенклатуры и единиц измерения.
-
Проведите тест на реальной выборке и скорректируйте правила.
-
Обучите пользователей: как подтверждать результаты и исправлять несоответствия.
Что важно учесть на старте
-
Качество изображений: избегайте фотографий «из мессенджера» с перспективой.
-
Единый формат названий файлов и папок.
-
Регламенты хранения: кто и как подписывает, кто имеет доступ.
-
Логи и отчеты точности: это помогает быстро улучшать правила.
Где распознавание особенно полезно
-
Бухгалтерия при массовом вводе первичных документов.
-
Закупки: сравнение счета с заявкой и договором.
-
Казначейство: проверка реквизитов перед оплатой.
-
Архив: электронное досье по контрагенту и договору.
Интеграции и расширение сценариев
Решение сочетается с ЭДО, корпоративной почтой и RPA-скриптами: документы автоматически попадают в 1С, распознаются, проверяются правилами и отправляются на согласование. При необходимости запускается маршрут: ответственный, сроки, комментарии. Такой конвейер сокращает ручные операции и делает процесс прозрачным для руководства.